Trop d'architectes ignorent ou négligent de signer un contrat écrit avec leurs collaborateurs.
1. Il est, en effet, nécessaire de confirmer par écrit les principaux droits et obligations des parties dans une relation contractuelle de collaboration professionnelle, fut-ce pour l'exécution d'une mission architecturale ponctuelle.
2. Sauf si le collaborateur est un travailleur employé, le patron devra proposer « un contrat de collaboration indépendante » dont le contenu comprendra au minimum les clauses suivantes régissant :
• La mission confiée au collaborateur ;
• La rémunération et les frais ;
• La responsabilité et les questions d'assurance ;
• La durée ;
• Les prescriptions en matières de non concurrence et de confidentialité ;
• L'attribution de compétence des tribunaux en cas de litige.
3. Depuis la loi LARUELLE du 15 février 2006 et son Arrêté Royal du 25 avril 2007 relatifs à l'assurance obligatoire prévue par la loi du 20 février 1939, tout architecte -même lorsqu'il preste une mission pour un confrère en sa qualité de collaborateur- doit être assuré (article 9 de la loi du 20 février 1939, modifiée par la loi LARUELLE).
L'article 3 de l'Arrêté Royal précité prescrit que :
« Sont considérés comme assurés toute personne physique ou morale autorisée à exercer la profession d'architecte mentionnée dans le contrat d'assurance, ainsi que ses préposés. Le personnel, les stagiaires et autres collaborateurs d'une personne physique ou morale autorisés à exercer la profession d'architecte sont considérés comme ses préposés lorsqu'ils agissent pour son compte .... ».
Il est donc légalement obligatoire de veiller à faire assurer les stagiaires et collaborateurs considérés comme « préposés » lorsqu'ils agissent pour compte du patron, personne physique ou morale.
Enfin, les collaborateurs doivent être inscrits à l'Ordre.
La recommandation de l'Ordre concernant l'assurance obligatoire du 24 avril 2009 définit le collaborateur comme étant « tout architecte ou autre collaborateur indépendant, interne ou externe, qui collabore avec un architecte pour les actes faisant partie de l'activité d'architecte ».
La même recommandation définit le membre du personnel comme étant « tout travailleur de l'architecte dont les actes pourraient engager la responsabilité civile de l'architecte pour son activité d'architecte ».
L'article 3.2 de cette recommandation rappelle que « le contrat d'assurance de l'architecte couvre son préposé au moins pour les actes que ce préposé accomplit pour le compte de l'architecte assuré. Toutefois les actes que le préposé pose en son propre nom et pour son propre compte doivent être couverts par un contrat d'assurance spécifique ».
L'article 3.5. impose à l'architecte, dans le cadre des relations qu'il entretient avec ses collaborateurs de faire couvrir les actes que ceux-ci posent pour son compte par un contrat d'assurance et ajoute « l'architecte communiquera à ses collaborateurs et membres du personnel le nom de l'entreprise d'assurance et le numéro de police. En outre il leur communiquera, sans délai, toute modification ultérieure relative à l'exécution du contrat d'assurance ».
